Gestor recolector crédito y cobranza

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Resumen

Vacante: Gestor de Documentación y Facturación Gobierno

Empresa líder en el mercado de mantenimiento de equipos médicos busca un(a) Gestor de Documentación para administrar y coordinar la entrega y gestión de documentación de servicios, asegurando el cumplimiento con los requisitos de clientes gubernamentales y privados.

Responsabilidades:

·Coordinar la recolección, validación y entrega de la documentación requerida para la aprobación de servicios de mantenimiento ante clientes gubernamentales y privados.

·Garantizar que los formatos, informes y requisitos administrativos cumplan con las normativas aplicables.

·Gestionar la relación con áreas de auditoría y supervisión documental de los clientes.

·Mantener un control actualizado y organizado de la documentación física y digital.

·Implementar procesos de mejora para agilizar la validación y aprobación de documentos.

Requisitos:

·Licenciatura en Administración, Contabilidad, Derecho o afines.

·Experiencia mínima de 3 años en gestión documental, compliance o administración en sectores regulados.

·Conocimiento en normativas gubernamentales y procesos de auditoría documental.

·Habilidades de organización, comunicación y atención al detalle.

Ofrecemos:

✔ Prestaciones de ley.
✔ Oportunidad de crecimiento.
✔ Capacitación constante.
✔ Excelente ambiente laboral.



Descripción extendida

  • Gestión de Documentación Física para Validación de Servicios

🔹 Recopilación de documentos requeridos por el cliente de gobierno

  • Recibir órdenes de servicio, reportes técnicos y evidencia fotográfica del equipo intervenido.
  • Asegurar que cada documento cumpla con los formatos y requisitos exigidos por la entidad gubernamental.
  • Coordinar con los ingenieros de servicio para obtener firmas y sellos necesarios.

🔹 Integración del expediente de servicio

  • Organizar la documentación física en expedientes conforme a cada contrato o cliente.
  • Adjuntar cualquier certificación, garantía o evidencia adicional solicitada.
  • Verificar que los documentos estén firmados tanto por la empresa como por el representante autorizado del cliente. Seguir protocolariamente los requisitos del cliente y la empresa para documentar adecuadamente

🔹 Entrega y validación con el cliente de gobierno

  • Presentarse en las oficinas de la entidad gubernamental para entregar los documentos.
  • Asegurar que el área correspondiente (almacén, mantenimiento, administración) reciba y firme de conformidad.
  • Dar seguimiento hasta obtener la validación oficial del servicio prestado.

  • Seguimiento de Validación y Autorización de Pago

🔹 Trámite de recepción conforme

  • Confirmar que el cliente haya registrado en su sistema la documentación entregada.
  • Resolver cualquier observación o corrección solicitada.
  • Obtener la constancia de aceptación del servicio (acta de recepción, folio de conformidad, etc.).

🔹 Gestión de órdenes de pago

  • Enviar la documentación validada al área de Finanzas o Facturación para la generación de la factura.
  • Monitorear el estatus del pago y confirmar fechas de liberación de recursos.
  • Notificar a Finanzas sobre cualquier retraso o problema con el trámite de pago.

🔹 Seguimiento y conciliación de pagos

  • Asegurar que el pago se realice en el tiempo establecido en el contrato.
  • Coordinar con Finanzas en caso de discrepancias o pagos parciales.
  • Llevar un registro de pagos pendientes y reportar a la Dirección cualquier riesgo de cartera vencida.

  • Coordinación con Áreas Internas y Clientes

🔹 Trabajo conjunto con Customer Service y Administración

  • Solicitar órdenes de servicio y reportes de mantenimiento a Customer Service.
  • Coordinar con Administración la facturación y documentos fiscales.
  • Mantener comunicación con Finanzas sobre estatus de pagos y cobros pendientes.

🔹 Relación con representantes del cliente de gobierno

  • Mantener contacto directo con las áreas administrativas de hospitales, clínicas o dependencias gubernamentales.
  • Resolver dudas o requerimientos adicionales sobre la documentación.
  • Prevenir rechazos de documentación asegurando su correcta elaboración desde el inicio.

  • Cumplimiento de Normativas y Contratos con Gobierno

🔹 Revisión de requisitos documentales en contratos

  • Analizar los contratos firmados, bases de licitación y juntas de aclaraciones (si aplica) con clientes de gobierno para conocer los requisitos de documentación.
  • Garantizar que todos los formatos requeridos sean generados correctamente.
  • Estar al día con normativas de contratación pública y reglas de validación de servicios.

🔹 Gestión de auditorías y revisiones gubernamentales

  • Preparar documentación en caso de auditorías o inspecciones.
  • Mantener un archivo ordenado y actualizado de todos los expedientes entregados. Digitales y físicos también
  • Asegurar la transparencia y trazabilidad de los servicios documentados.

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