Posición: Recepcionista – Asistente de Dirección.

Escolaridad: Lic. Administración o afín.

Experiencia: 2 año en puesto similar preferente en la industria.

Conocimientos y experiencia en:

• IMPRESINDIBLE: Inglés Intermedio como mínimo.
• Control de registro de proveedores.
• Asistencia administrativa a diversas áreas.
• Toma de llamadas profesionales.
• Atención y buen servicio al cliente.
• Trámites de visas.
• Reservaciones.
• Manejo de agenda
• Facturación de gastos.
• Microsoft Office
• Conmutador
• Servicio al Cliente
• Organización y administración de tareas y documentos.

Objetivo del puesto:

Proveer excelente servicio telefónico y presencial, siendo capaz de realizar tareas múltiples en tiempo y forma, ofreciendo en todo momento un servicio de calidad y calidez brindando soporte en la consecución de los objetivos de la empresa, a través de una excelente atención a clientes externos e internos logrando eficiencia en labores administrativas de la empresa.

FUNCIONES GENERALES:

1.- Crear un ambiente acogedor, recibiendo, informando y guiando a los visitantes, empleados y proveedores de manera cordial, amigable, servicial y profesional.

2.-Contestar el teléfono de forma profesional, transfiriendo llamadas correctamente, respondiendo a preguntas generales, brindando alternativas de solución, asegurando el correcto y eficiente funcionamiento del conmutador para dar un servicio de calidad y calidez al cliente.

3.- Recibir a los visitantes, determinar la naturaleza u objetivo de su visita y guiarlos a sus destinos correspondientes.

4.- Registrar la entrada y salida de visitantes y empleados manejando las listas de acceso del departamento de seguridad, tomando nota de los datos de los visitantes; cerciorándose de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa.

5.- Mantener organizados y actualizados los reportes, documentos importantes, reservaciones, comprobaciones, números telefónicos, e-mail y reservación sala(s) de juntas para mejorar cada día el servicio interno.

6.-Auxiliar al departamento de ventas con trámite de viáticos, coordinar compra de vuelos, hospedajes, para viajar en tiempo y forma y atender sus citas con nuestros principales clientes. VENTAS

7.- Apoyar en algunos trámites de visas de Dirección General con agencias para viajar al extranjero por viajes de negocios.

8.- Confirmar información VS cotizaciones a clientes interesados; coordinar el recibo, entrega de camionetas y su facturación brindando al cliente un buen servicio.

9.- Realizar la compra mensual de despensa para oficinas y visitas.

10.- Recepción de paquetería y entrega a destinatario final en oficinas; así mismo asegurar la recolección de sobres y paquetes para envío validando su entrega.

11.- Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo al área de RH, como lo son la revisión de documentos, procesar textos, la gestión de correos, el archivado y mantenimiento de registros, facturas, cuentas de gastos y otros documentos como cotizaciones de despensas anuales y otras tareas de soporte para el evento de fin de año.

12.- Modelar el cumplimiento de las políticas y la filosofía de Artlux, bajo estándares de ética establecidos en el código de ética y conducta.